申込~当日

(1)利用申込から当日までの流れ(概要)

空き状況の確認→申込み
こちらから確認できます。
・宿泊の可否は,必ず,電話でお問い合わせください。
仮受付
・電話またはこちらからお申し込みください。
下見 ・事前打合せの実施
(ご希望の場合み)
・「利用相談」「プログラム利用相談」「施設見学」を受け付けています。
・事前に,電話でお申し込みください。
利用申込書の提出
(利用の2ヶ月前まで)
・「2ケ月前」を過ぎても,「5日前」まで受け付ています(ただし,活動場所は2カ月前までに申し込んだ団体が優先されます)。
〈提出書類〉
・利用申込書 ・食事注文票 ・食物アレルギー調査票 ・活動教材注文票
利用の許諾承諾
プログラム等の調整
(活動場所や活動内容の調整)
・希望する活動場所が,他団体と重複する場合などに,本所の職員から電話でご相談させていただきます。
日程・宿泊場所等の確定
(1ケ月前)
・確定した「日程表」を,トップページに掲載します。こちらからも確認できます。
・ご要望に応じて郵送します。
キャンセルや変更の連絡
・人数,日程食数等に変更が生じた場合は,速やかにご連絡ください。
・記録に残すため電話に加えEメール,FAX,郵送等でのご連絡をお願いします。
利用当日

(2)利用申込

1)空室状況の確認

「空室状況」は,こちらからご覧いただけます。
しかし,「宿泊の可否」は,必ず,電話で直接ご確認ください。

2)申し込み方法

以下の申し込み方法は,利用開始日の2ヶ月前までに申し込まれた場合の手順です。
2ヶ月を切った場合の申し込みについては,電話でご相談ください。

  1. ①電話,Eメール,ホームページ,または来所の上,窓口でお申込みください。
  2. ②申し込みの際は,正式な利用期間及び人数でお申し込みください。
  3. ③受付時間は,10時からです。
  4. ④受付の際には,次のことを確認します。
  5. ⑤連絡・申込先(次項の事前相談等も同じ)

(3)事前相談

事前に,電話でお申し込みください。日程を確認し,折り返しご連絡します。なお,日時によっては職員が対応できずにお受けできない場合がありますので,ご容赦ください。

【事前相談の種類と内容】

種類 内容
1 利用相談 〇申込方法や利用の仕方など,利用に関する相談です。
〇内容にもよりますが,おおよそ1時間程度です。
2 プログラム相談 〇プログラムの計画に関する相談です。
〇どんな活動ができるか,どのようなプログラムが効果的かについて,ご相談に応じます。
〇内容にもよりますが,おおよそ1時間~2時間程度です。
3 施設見学(下見) 〇職員がご案内しますが,皆様だけの見学をお願いすることもあります。
〇すべての施設を見ると,おおよそ2時間程度かかります。
4 プログラム体験 〇実際にプログラムを体験することもできますが,相当な時間を要しますので,お受けできない場合もございます。

【申込時に確認すること】

事項
1 団体名及び利用日
2 事前相談の種類
3 来所される人数と担当者の連絡先
4 食事の有無

(4)利用申込書等の提出

1)申込書の種類(提出先)

  1. ①利用の2ヶ月前までに,ご提出いただく書類(山口徳地自然の家)
    □利用申込書 □食事注文票 □食物アレルギー調査票 □活動教材注文票
  2. ②利用の1ケ月前までに,ご提出いただく書類(食堂)
    □食物アレルギー個別確認票(該当者のみ)
  3. ③利用の2週間前までに,ご提出いただく書類(山口徳地自然の家)
    □TAP(徳地アドベンチャー教育プログラム)事前打ち合わせシート
  4. 利用当日に,ご提出いただく書類(山口徳地自然の家)
    □利用者名簿 □健康調査表 □しおり(任意)

2)申込書の書式

  1. ①各申込書は,こちらからダウンロードできます。
  2. ②上記リンク先からダウンロードできない場合は,山口徳地自然の家から「利用ガイドブック」とあわせて郵送しますので,お申し出ください。

3)申込書の提出

  1. ①ご提出は,郵送・ファックス・Eメールでお願いします。
  2. ③ファックスの場合は,ファックス送信後,山口徳地自然の家に電話の上,着信をご確認ください。
  3. ④Eメールの場合は,Eメールを送信した日を含めて2日の間に,山口徳地自然の家から受信したことをお伝えするEメールがない場合は,お電話ください。

4)提出期限の厳守

  1. ①申込書の提出が2ケ月前を過ぎた場合には,期日までにご提出いただいた団体の活動を優先します。
  2. ②「利用申込書」の記載内容によっては,利用を承諾できない場合がございます。その際には,山口徳地自然の家から電話でご相談させていただきます。
  3. ③「利用承諾書」が必要な場合はご連絡ください。発行します。

(5)日程・宿泊場所等の調整

  1. ①以下の場合,山口徳地自然の家から担当の方に電話でご相談させていただきます。

    事項
    1 利用申込書等の記載内容について,記入漏れや記入内容が分かりにくかったり,疑問が生じたりした場合
    2 希望する活動や活動場所が,他団体と重複する場合
    3 希望する活動が,予定している時間では困難な場合
    4 既に山口徳地自然の家が承諾した事項について,変更を依頼する場合
    5 利用者が多かったり少なかったりするため食事や入浴等の時間を割り振る場合
    6 その他,必要に応じて
  2. ②団体の皆様におかれましは,不明な点や判断に迷う場合など,遠慮なく電話やEメール,ファックスでご相談ください。
  3. ③団体の皆様には次のことについて,ご理解くださるようお願いします。

(6)日程・宿泊場所等の確定

  1. ①ご利用開始日の1ヶ月前を目途に,利用日ごとに全体の活動や宿泊場所を確定・記載した「日程表」をトップページに掲載します。内容を必ずご確認ください。
  2. ②ダウンロードできない場合は,Eメールかファックスで送信するか,郵送しますので,お申し出ください。
  3. ③利用日の1ケ月前を過ぎて利用を許諾する場合があります。その際には,「日程表」の記載内容に変更が生じますが,既に確定・連絡した団体に支障がない場合には,「日程表」の差し替えを事前に掲載したり,送信したりはしません。入所時に変更になった「日程表」をお渡しします。

(7)利用のキャンセルや変更等

1)変更について

  1. ①次のことについて変更があった場合は,なるべくお早くご連絡ください。
  2. ②変更内容が軽微な場合は,電話でお受けいたします。しかしながら,正確を期すためファックスやEメールなど記録として残る方法でご連絡いただくことをお勧めします。
  3. ③変更内容が多い場合は,所定の書類をご提出ください。
    ・既に提出した書類の該当事項を線で消し,変更事項を記入する
    ・新たな書類に,変更事項を記入する(その際,団体名はご記入ください)

    変更事項 連絡先・期限等
    1 利用人数 ・「利用申込書」を,山口徳地自然の家に提出
    2 活動内容 ・「利用申込書」を,山口徳地自然の家に提出
    3 食堂食 ・「食事注文票」を,利用の1食前までに,食堂に提出
    4 野外炊飯・弁当・補助食 ・「食事注文票」を,利用日の3日前の正午までに,食堂に提出(3日の間に土・日・祝日が含まれる場合は,これを除く)
    <例> 利用日が月曜日の場合は前週の水曜日)
    5 活動教材 ・「活動教材注文票」を,当日,食堂(売店)に提出
    ・ただし,「もちつき」「こんにゃくづくり」「竹細工」は,土日祝日を除く利用日の3日前までに提出
    6 利用日 ・山口徳地自然の家に電話でご連絡ください。

2)キャンセルについて

  1. ①キャンセルの場合は,速やかに電話でご連絡ください。その後,文書で利用取り消し届(団体名,期間,キャンセルの理由)をご提出いただく場合がございます。
  2. ②食費については,前述の期限を過ぎた場合,実費を食堂にお支払いいだきます。ただし,台風などによる悪天候や災害など,やむを得ない場合を除きます。

(8)個人情報の取り扱い

  1. ①ご提出いただいた申込書等で得た個人情報は,以下の業務に使用します。
    • 「利用申込書」記載の代表者の氏名,担当者の氏名,住所及び電話番号等の個人情報を利用統計業務のために使用並びに国立青少年教育振興機構本部へ提供します。
    • 「利用者名簿」記載の引率責任者の氏名並びに利用者の氏名,性別及び年齢等の個人情報を災害時の安否の確認のため使用します。
    • 「健康調査表」及び「けが・事故等報告」,「保健室利用状況報告書」記載の氏名,年齢,電話番号及び症状等の個人情報を利用者の健康管理及び不測の事態の対応のために使用します。
    • 「食事注文票」及び「食物アレルギー調査票」記載の氏名,連絡先及びアレルギー等の個人情報を,食事及び活動教材の注文等のために食堂に提供します。
  2. ②また,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律第9条第2項に規定されている場合を除き,利用者本人の同意を得ることなく他の目的で利用または第三者へ提供することはありません。

<参考>「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律」(抜粋)